仕事の進め方の話。
あるプロジェクトで、メンバーが何をどこまで進めているのかを把握しようとしても掴みきれていない感覚が続いた。
週一で社内定例も設定して状況確認もするし、作業が止まっているようには見えない。聞けば答えは返ってくる。それでも、過去の進捗は問題なくても今現在詰まっていることや、近い未来に直面する課題について把握しきれていなくて、気づくと日程が過ぎている状況。
こういうとき、ついもっと自分から発信してほしいというような相手の側に原因を置きたくなるけれど、そういう話はしつつもそれが難しいから過去できていなかったんだよな。
なのでそういった見方をすると打ち手が出てこない。
相手が変わるのを待つか、諦めるかの二つしか残らなくて、どちらも自分の手元にない。
試しに自分がある程度の手間を引き受けることにした。
聞いても出てこなかった
定例では、文字にすると問いかけの悪さが目立ってしまうけれど... 大枠としては以下のような感じでよほど明確な困りごとがない限りは本人からは話題提供が無い状況だった。
「どうですか」
「大丈夫です」
「わかりました。よろしくお願いします」
細かく詮索せず、相手の裁量を尊重しているつもりだけど、もやもやとある懸念を言葉にするコストが高くて「大丈夫」と言っておく流れになっていたように思う。
言ってくれればいいのに、と思っていた部分があったけれど、言わなくて済む形で聞いていたのは自分のほうだったという。
報告してもらうのをやめた
問いかけの方法を変えるのもひとつの手だとは思うけれど、本人の言語化やどの粒度・どの話題の話をしたらよいのかを把握するコストが高そうに感じたので、やり方を変えてみた。
毎週決めた曜日に簡易スケジュールも掲載したアジェンダを用意しておいて、それを私がひとりでいったん状況に合わせて更新していく。把握している範囲の自分の認識で。
メンバーには「変更あれば書いてください」と伝えたものの、基本的には私が更新するので齟齬がないかはしっかりと見ておいてほしいと伝えた。
そのうえで、毎週自分が更新した後に、その資料と重要ポイントのキャプチャをとってSlackで以下のような感じで共有。
今の状況ってこういう状況だと思っています。
ここの辺が詰まっているように見えるんですけれども、大丈夫ですか？
そもそもこの現状の把握っていうのは認識合っていますか？
これで、相手のやることが「報告する」から「訂正する」に変わった。
ゼロから状況を言語化して、何が重要かを選んで、伝わる形に整える。
この一連を、こちらが先にやってしまう。
相手は出来上がった仮の像を見て、合っているか違うかを判定すればいい。
「まだ終わってないように見えていて、日程的には過ぎているように見えるんですけど、大丈夫ですか？」と書いておくと、「ああ、ここもう終わってます」と返ってくる。
こちらの認識が間違っていたことが分かる。
進捗確認方法以外にも要因はありそう
週一回、別でチームMTGとしてプロジェクト横断の進捗確認MTGも行っているので、口頭でフォローしたい場合はそちらでまかなえたのは大きいかも。
あと、数ヶ月程度のプロジェクトだったのでその間だけやったことなので、他に適用できるやり方ではない気がしている。
あくまで、相手の言語化コストが高そうだと感じたときの候補策。
奪ってしまってないか
やったことは、自分の方で先回りすることで役割分担として適切なら良いけれど、本来相手がやるべきだったことを奪っているのであれば、成長機会を奪っているとも考えられる。
あと、関係性によってはたたき台として投げかけたこちらの想定が「こうなっているべき・こうしてください」といった強制的な捉えられ方をされかねないかも、というところは注意が必要だなと。
役割分担・権限委譲がきっちりと認識があっていたら良い話な気もする。
というか、このやり方がそのズレを埋める方法のひとつだったのかも。
ただこのやり方、自分の把握している範囲・枠組みの中で動かしているものなので、自分の都合よく運用している懸念も拭えない。
結局は人それぞれ、という話になりそうだけど、試して一定の良い感触を得られたので今後も使える手札をひとつ手に入れられたかな。